Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
Управление и финансы

Каких сотрудников не стоит отправлять в деловые поездки?

11.06.2019
Каких сотрудников не стоит отправлять в деловые поездки?
Командировки – важная и привычная часть бизнеса многих компаний. Однако деловые поездки несут в себе риски, о которых могут не догадываться руководители. Очень важно понимать, кого, когда и в какую именно поездку вы хотите отправить – возможно, сотрудник, о котором вы думаете, принесет больше пользы в офисе, а не в деловой поездке. Никита Булгаков, руководитель сервиса для планирования корпоративных путешествий OneTwoTrip for Business, рассказывает, кого не стоит отправлять в командировки.

Ключевые члены команды
Самолеты и поезда могут задерживаться, погода в разных регионах мира бывает непредсказуемой. Прежде чем отправлять в командировку крайне ценного сотрудника, взвесьте все за и против. Сможет ли компания функционировать, если работник застрянет в другом городе или вообще за границей без стабильного доступа к интернету на несколько дней, например, из-за урагана или снегопада?

В практике наших клиентов такие форс-мажоры случались неоднократно. К примеру, однажды сотрудник компании-заказчика находился в деловой поездке в Таиланде, когда на страну надвигался ураган «Пабук». В тот период авиакомпании задерживали или отменяли множество рейсов, поэтому человек просто застрял за рубежом на какое-то время.

Ему пришлось пережидать ураган в отеле и менять билет для перелета на родину. Все это вылилось в дополнительные затраты для компании, а организовать удаленный доступ для решения рабочих задач в условиях тропического шторма и не всегда стабильного соединения также оказалось непросто.

Проблемы с погодой бывают не только за рубежом и в тропиках. В России тоже может случиться подобное. Один из сотрудников другого нашего заказчика должен был лететь в однодневную командировку в Калининград. Для него компания забронировала два билета: утром – туда, вечером – обратно.

В день поездки погода в пункте назначения серьезно испортилась и местный аэропорт перестал принимать рейсы. Сотрудник прождал вылета в аэропорту целый день и уехал домой только тогда, когда по времени должен был уже лететь обратно из Калининграда.  

В этой ситуации компании очень повезло: улети работник с утра в Калининград, вернуться из него он уже не смог бы. Так, рассчитанная на день командировка могла продлиться еще минимум на один день. И тогда необходимо было бы обеспечить командированного полноценным онлайн-доступом, чтобы он мог выполнять задач, которые ждали его в офисе. Кроме того, организации следовало бы выделить сотруднику деньги на оплату проживания и питания.

Капризных людей и работников с тонкой душевной организацией
В поездках могут возникать стрессовые ситуации: задержки вылетов или проблемы с заселением в гостиницу, изменение условий проживания. Минимизировать их негативные последствия можно с помощью работы с онлайн-сервисом бронирования, который обладает хорошей службой поддержки.

В случаях, когда сотрудников заселяют в номер, не соответствующий описанию, или предлагают внести доплату за его получение, нужно быстро обратиться в поддержку, чтобы ошибку исправили. Иметь возможность сделать это даже ночью очень ценна.

Как и в некоторых авиакомпаниях, в современных отелях существует практика овербукинга, когда продается больше броней, чем есть номеров, – вдруг кто-то из гостей не приедет, тогда бизнес не потеряет деньги. Если же приедут все, то кому-то не хватит места. Обычно в таких случаях отели предоставляют альтернативные варианты проживания и организуют трансфер. Но многие отправляющиеся в командировку сотрудники в подобных ситуациях очень сильно нервничают.

Иногда проблемы могут возникнуть вследствие тонкой душевной организации человека.

Если работник не обладает стрессоустойчивостью, то может чересчур перенервничать или самостоятельно, не желая того, создать внеплановую проблему – все это негативно скажется на выполняемых в ходе командировки задачах или и вовсе поставит всю поездку под угрозу.

К примеру, однажды сотрудник компании, с которой мы работаем, по каким-то причинам, бронируя номер, пропустил информацию о том, что в комнате отсутствует окно. При заселении этот факт очень шокировал человека, что стало причиной возникновения ссоры между ним и работниками отеля. По прошествии нескольких часов проблема была успешно решена при помощи подключения службы поддержки.

Еще один пример: однажды такой важный для бизнеса работник просто отказался лететь в командировку без своей собаки. На организацию перелета животного ушло около шести часов и довольно много ресурсов компании. Это непростой процесс: перевозку и габариты питомца нужно согласовать с авиакомпанией, проверить, нет ли уже на борту кошки, провести дополнительный платеж.

Новых и непроверенных сотрудников
К сожалению, не все сотрудники всегда ведут себя честно по отношению к работодателю, а командировки представляют довольно широкое поле для действий. В некоторых случаях присутствует и элементарная безответственность, которая приводит к проблемам и дополнительным расходам.

Чтобы компания не получила ущерб, отправлять в деловые поездки нужно только тех сотрудников, в порядочности которых вы уверены, и тех, кто уже зарекомендовал себя ответственным человеком.

Бывает, что в командировках сотрудники нарушают правила заселения в отель, приезжая позже положенного времени, потому что хотят «прогуляться». Это может привести к проблемам.

Например, сотрудник одного из наших заказчиков поехал в командировку в Китай, решил прогуляться и пришел к отелю после завершения рабочего дня. Однако в этой гостинице не было круглосуточной стойки регистрации, поэтому человек физически не смог попасть внутрь и остался на улице.

Если бы сотрудник оповестил отель, то ему бы объяснили, как зайти в помещение (например, передали код от замка). В итоге с помощью нашей службы поддержки ему забронировали новый отель, что вылилось в дополнительные расходы для компании.

Другой пример – работник другой компании поехал в командировку в Мадрид. После прилета он отправился гулять по городу и сильно задержался, оказавшись в отеле уже после полуночи. Он нарушил правила заселения, указанные в ваучере на отель (заселение днем в период с 12:00 до 15:00), и не просто опоздал, а пришел по факту уже на следующий день.

В подобных случаях отель иногда успевает продать номер другим гостям и вариантов заселения просто не остается. В этой истории все кончилось хорошо, но администрация отеля могла и не пойти навстречу гостю. Избежать таких проблем можно, если заранее предупреждать объект заселения. Но очень часто сотрудники в деловых поездках не делают этого.

Еще один распространенный кейс – бронирование сотрудниками, отправляющимися в командировку, через корпоративный портал билетов и гостиниц для людей, которые в ней не работают: от членов семьи до любовниц (были и такие случаи). Если факт остаться нераскрытым, то компания, сама того не понимая, теряет деньги.

Доступ к системе бронирования вообще стоит давать только самым проверенным сотрудникам и вести строгий учет тех, кому он выдан. Иначе возможна ситуация как у одного из наших заказчиков: в компании забыли заблокировать в системе уволенного работника, и он смог купить себе билеты за счет бывшего работодателя.

Ситуацию вовремя заметили и с помощью нашей службы поддержки бронь аннулировали, а человек не смог никуда улететь. Если бы спохватились чуть позже, у него бы все получилось.

Заключение
Командировка – сложное мероприятие, в организацию которого вовлечены различные сотрудники и контрагенты. Чтобы минимизировать риски возникновения проблем и потерь ресурсов, необходимо подходить к организации деловых поездок вдумчиво.

Важно ответить на целый ряд вопросов.
  •  Сможет ли кто-то заменить сотрудника в случае форс-мажора (вроде отмены рейсов и проблем со связью из-за погодных катаклизмов)?
  •  Справится ли работник с возможными нештатными ситуациями, не пострадает ли рабочий процесс?
  •  Доверяете ли вы конкретному человеку?
  •  Есть ли в компании четкие правила организации поездок, чтобы всем было понятно, что можно, а что нельзя делать?
  •  Предоставляет ли ваш поставщик услуг бронирования поездок возможность круглосуточной поддержки?
Если на все эти вопросы вы можете ответить утвердительно, то серьезных проблем в ходе деловых поездок сотрудников удастся избежать. А если нет – стоит задуматься о том, как исправить ситуацию уже сейчас.


Источник