Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
HR и кадровая служба

5 ошибок при оформлении личных дел сотрудников

17.10.2019
5 ошибок при оформлении личных дел сотрудников

В статье использованы следующие нормативно-правовые документы:

  • Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

  • Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция №2);

  • Инструкция по делопроизводству в государственных органов и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о работнике. Однако нередко руководители и HR допускают ошибки, которые приводят к проблемам в ведении, учете и использовании. Мы вам расскажем, как избежать типичных ошибок при формировании личных дел и на что необходимо обратить внимание.


Ошибка №1. Заводить личное дело на каждого работника организации

Первое, что нужно понимать работодателю, чтобы не допускать ошибки при формировании личных дел работников, – это для кого заводятся личные дела. 

Согласно п. 2 Инструкции № 2 к таким лицам относятся:

  • государственные служащие;

  • научные работники;

  • руководители;

  • специалисты.


Правильно определить категорию вашего сотрудника вы можете с помощью выпуска «Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее – ЕКДС), содержащего должности, которые подходят для деятельности вашей компании.

К примеру, обычный экономист в вашей компании относится к категории специалистов, а уже главный экономист будет находиться в категории руководителей. Таким образом, на две эти должности вам необходимо завести личное дело.


Завести личное дело на работника также необходимо в следующих случаях:

  • если он работает у вас по совместительству;

  • является временным или сезонным работником.


При этом не имеет значения, какой вид договора с ним заключен, кроме гражданско-правового (в данном случае дело не заводится).

В случае, когда сотрудник работает в вашей компании на двух должностях, для которых предусмотрены личные дела необходимо заводить только одно.

Вести дело нужно на протяжении всего периода пока у вас числится сотрудник, то есть со дня приема на работу и до увольнения.

На сотрудников, относящихся к категории других служащих (не руководители и специалисты), личные дела не ведутся, если иное не предусмотрено п. 2 Инструкции № 2.

Например, к категории других служащих (лиц, выполняющих исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста) (п. 8 Общих положений ЕКСД) относятся: агент, секретарь, делопроизводитель и др.



Ошибка № 2. Руководитель не принимает участие в формировании личных дел сотрудников

Оформлением и составлением личных дел занимается кадровый отдел. Если у вас в компании такого нет, то этим должен заниматься работник по кадрам.

Важно знать, чтобы не допускать типичных ошибок при формировании личных дел сотрудников, что контролировать процесс оформления личных дел должен сам руководитель.


Продолжение статьи читайте после приобретения платного доступа к порталу!

от 99.50 руб/мес
доступ при подписке