Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
HR и кадровая служба

Алгоритм действий при отмене служебной командировки

15.06.2019
Алгоритм действий при отмене служебной командировки
Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках
Образец докладной записки об отмене служебной командировки
Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа
Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки


Правовое регулирование:
  • Трудовой кодекс Республики Беларусь;
  • Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству) и др.
В ряде случаев нанимателям приходится отменять ранее принятое решение о командировке. Действия нанимателя в данной ситуации законодательством также не урегулированы. 
Примерный порядок действий в данной ситуации представлен на схеме 1. Как видно, количество действий, которые необходимо произвести после отмены командировки, зависит от того, получен ли был работником аванс и произведены ли были им отдельные командировочные расходы до отъезда в командировку.

Схема 1. Действия при отмене командировки
83ba4c3c70.jpg

Заметим, что командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена командировки может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника в командировку. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в командировку или уже прибыл на место назначения командировки, возможно, пробыв там несколько дней, и только после этого выяснилось, что в данной командировке нет необходимости и по этой причине она отменяется. В данной ситуации время командировки уже пошло, и командированный, по сути, уже начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.

Шаг 1. Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.

Поскольку на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне, например, в положении о служебных командировках. 


Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках

7dc9eacbf8.jpg

Шаг 2. Установление факта невозможности направления работника в служебную командировку и инициирование отмены командировки.

Инициатором отмены командировки могут быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой командировки.

В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительными (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки, кража документов, необходимых для командировки, и т.п.), так и неуважительными (например, прогул).
Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).

В случае если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого работника.
Основанием к отмене служебной командировки могут являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.). 

Образец докладной записки об отмене служебной командировки
1161b32da6.jpg

Шаг 3. Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения. 

В соответствии со ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь, п. 2 Инструкции № 35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок  – 3 года, для длительных (более месяца) – 75 лет (подп. 21.3, 21.4 Перечня типовых документов № 140*).

Соответственно, отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким же сроком хранения и регистрационным индексом «л» (подп. 142.3 Инструкции по делопроизводству). 

Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с частью 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству, согласно которой в случае если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ... от... №...».

*Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

 
В приказе об отмене командировки, как правило, указывается также причина отмены командировки и дается распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки. 

Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа
57e0b50d10.jpg
3dca053d79.jpg

Шаг 4. Внесение корректирующей записи в журнал учета работников, выбывающих в командировки, аннулирование командировочного удостоверения.

В случае если согласно п. 2 Инструкции № 35 была сделана запись в журнале учета работников, выбывающих в командировки, выдано командировочное удостоверение, то целесообразно их аннулировать на основании приказа об отмене командировки.
Действующим законодательством не установлен порядок отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, а также порядок аннулирования командировочного удостоверения, а только утверждены их формы (соответствующие приложения к Инструкции № 35).
Возможный вариант отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, приведен ниже.

Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки

260b32231c.jpg

Аналогичные исправления вносятся в журнал регистрации командировочных удостоверений.

Шаг 5. Возврат работником аванса и предоставление им авансового отчета, если часть выданных средств уже была израсходована.

Командированный работник после принятия решения об отмене командировки должен вернуть в кассу предприятия выданный ранее аванс, а также представить авансовый отчет, если часть выданных ранее средств на командировку была израсходована. 

Заметим, что согласно подп. 4.1 Инструкции № 35 в случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.

Примечание. В случае командирования за границу и отмены такой командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании документов, подтверждающих расходы в соответствии с законодательством (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115). При этом работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК. По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты (см. п. 34-1 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).

Действующие нормативные документы не устанавливают сроки возврата наличности в случае отмены командировки. На практике, как правило, при отмене командировки руководствуются общими сроками, установленными для их возврата.

Однако, поскольку день возвращения из командировки, от которого исчисляются указанные сроки, в рассматриваемом случае отсутствует, отсчет можно начинать со дня:
  • отмены командировки, не считая дня отмены (даты издания приказа);
  • ознакомления работника с приказом об отмене командировки;
  • выхода на работу после болезни (при отмене командировки по причине болезни работника).
В локальном нормативном правовом акте (например, в положении о служебных командировках) или в приказе об отмене командировки целесообразно закрепить, с какого дня следует начинать отсчет.


Владимир Эдуардович Самосейкоюрист