Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
HR и кадровая служба

Номенклатура дел структурного подразделения

09.09.2018

В соответствии со ст. 25 Закона от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в ред. от 25 ноября 2011 г.; далее – Закон об архивах) все субъекты хозяйствования независимо от формы собственности, а также государственные органы обязаны соблюдать установленные требования, которые предъявляются к:


  • порядку работы с документами;
  • их созданию;
  • обработке;
  • их движению.


Данный процесс в совокупности именуется делопроизводством.


Основным документом, которым регламентирован единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в ред. от 30 декабря 2015 г.).


Номенклатура дел – это составляемый в определенном порядке список дел, формируемых в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения.


В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.


Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.


Существуют три вида номенклатуры:


  1. типовая;

  2. примерная;
  3. номенклатура дел организации.


Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.


На основании типовой (примерной) номенклатуры дел в организации разрабатывается собственная номенклатура. Но при отсутствии вышестоящих организаций или органов номенклатура дел должна быть разработана в организации самостоятельно.


В соответствии с п. 152 Инструкции по делопроизводству номенклатура дел составляется в каждой организации:


  • на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел);
  • на дела каждого структурного подразделения.


Номенклатура дел организации называется сводной и состоит из номенклатуры дел всех структурных подразделений.


Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала делопроизводственного года, т.е. с 1 января.


 

Включаются в номенклатуру дел

Не включаются в номенклатуру дел

·             дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки;

 

·             документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы

 

Разделение дел временного хранения можно объяснить тем, что дела временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых истекли, в архив не сдаются, а на основании акта выделяются к уничтожению (после рассмотрения акта на заседании экспертной комиссии). В то же время дела со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив.


Форма номенклатуры дел организации приведена в приложении 10, а форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству.

 

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

 

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения (общественной организации)

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ______________

____________________________

      (место составления)

на _____________ год

 


Индекс дела

Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню

Примечание

1

2

3

4

5


 

Номенклатура дел составлена на основании ____________________________

                                            (названия и выходные данные)

__________________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

 

Наименование должности руководителя

структурного подразделения

(общественной организации)                Подпись      Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом (наименование

должности лица, ответственного за

архив)

Подпись       Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭК

_____________________________________

    (наименование структурного

           подразделения)

____________ № ______________________

     <*>Оформляется при наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

 


Остановимся подробнее на правилах составления номенклатуры дел структурного подразделения.


В графу 1 вносятся индексы дел, которые включаются в номенклатуру. Индекс состоит из кодового номера структурного подразделения и порядкового номера дела в номенклатуре. Кодовый и порядковый номера разделяются знаком «–» (тире).

В графу 2 вносятся названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела соответствует содержанию и составу документов, которые в него включаются. Он должен быть кратким. Информация, которая указывается в заголовке дела, зависит от категории дела и может содержать сведения об авторе документов, адресате или корреспонденте документов и другие сведения.

В графу 3 вносятся сведения о количестве дел (томов, частей), которые были заведены в течение года под соответствующим заголовком.


Согласно п. 167 Инструкции по делопроизводству по окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12.


В структурном подразделении итоговая запись составляется по тому же принципу.

По окончании делопроизводственного года лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, заполняет графу 3 номенклатуры дел и в конце ее составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись подписывается руководителем этого структурного подразделения.

 

Приведем пример итоговой записи.

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 2016 году в отделе кадров

общества с ограниченной ответственностью Freelancer

 

По срокам хранения          

Всего

В том числе         

переходящих

с отметкой «ЭК»

1                  

2  

3    

4      

Постоянного                         

–   

–      

Временного (свыше 10 лет)           

7  

7    

–      

Временного (до 10 лет включительно)

8

8   

–      

ИТОГО                               

15

15   

–      

 

Инспектор по кадрам                        Петрова                           П.П.Петрова

29.12.2016

 

Итоговые сведения переданы в архив организации

 

Начальник отдела кадров               Михайлова                         М.М.Михайлова

29.12.2016

 

В графе 4 указываются сроки хранения дел. Эти сроки определяются в соответствии с Перечнем   типовых   документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140, в ред. от 12 декабря 2014 г.).


В графу 5 вносятся номера перечней, согласно которым указаны сроки хранения дел, а также примечания об этих сроках. Кроме того, в этой графе можно делать и другие отметки (о лицах, ответственных за формирование дел, о делах, переходящих на следующий год, об утрате дел и др.).


В конце номенклатуры дел целесообразно предусмотреть несколько свободных индексов дел с учетом того что в течение года может возникнуть необходимость сформировать новые дела, не перечисленные в номенклатуре.


Тамара Александровна МИХЕЙЧИК,

ведущий специалист по кадрам

ООО «Абсолютбизнес»