Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
HR и кадровая служба

Порядок оформления документов по личному составу

30.03.2019
Порядок оформления документов по личному составу
В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству № 4 для придания документу юридической силы, в т.ч. приказу по личному составу, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
Пример оформления трудовой книжки в части приема гражданина на работу
При формировании личного дела в него согласно п. 6 Инструкции о ведении личных дел включаются следующие документы:
В соответствии с п. 7 Инструкции о ведении личных дел личные дела отдельных категорий работников дополняются:
В то же время представляется необходимым обратить внимание на то, что образцы ряда документов, включаемых в личное дело работника:


Законодательство устанавливает требования к оформлению заявления, других документов о приеме на работу, иных документов, касающихся регулирования трудовых отношений. Так, в пояснительной записке по применению классификатора унифицированных форм организационно-распорядительных документов, входящей во взаимосвязанный комплекс документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций, содержащийся в УСОРД, закреплены: 
  • документация по приему на работу; 
  • документация по оформлению изменений трудовых отношений; 
  • документация по увольнению с работы; 
  • документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска; 
  • документация по оформлению поощрений, дисциплинарных взысканий; 
  • документация по оформлению командировок.
С учетом форм документов, включенных в перечисленные разделы «документация», представляется необходимым обратить внимание на варианты оформления некоторых из таких документов. Итак, ниже приводится вариант заявления о приеме на работу по трудовому контракту с условием предварительного испытания, предусмотренного ст. 28, 29 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК). 

da21d700e4.jpg
d4a396c247.jpg

Для правильного указания в заявлении, а затем и в приказе о приеме на работу, профессии, специальности, квалификации, на которые гражданин принимается на работу, необходимо руководствоваться: 
  • по профессиям рабочих – Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 марта 2004 г. № 34 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. № 2).
Приложением к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 марта 2004 г. № 34 является Перечень выпусков и входящих в них разделов Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих. В этом Перечне указаны номер выпуска ЕТКС, наименование разделов выпусков ЕТКС, номера и даты постановлений Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, которыми выпуски ЕТКС утверждены. 

Наименования профессий рабочих, тарифно-квалификационные (квалификационные) характеристики которых содержатся в выпусках ЕТКС, включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22 октября 2009 г. № 125 (ОКПД); 

  • по должностям служащих – Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденного постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2 января 2012 г. № 1. 

Так же, как и ЕТКС, ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).
ЕКСД включает в себя выпуски с установленными им кодами, наименованиями согласно ОКПД и содержащимися в них квалификационными характеристиками должностей служащих, сгруппированными по видам экономической деятельности.

После резолюции руководителя организации на заявлении о приеме на работу, разрешающей оформить конкретного гражданина на работу, между нанимателем и работником заключается индивидуальное трудовое соглашение (трудовой договор, контракт). 

Вопрос о том, принимать гражданина на работу по трудовому договору на неопределенный срок (бессрочному трудовому договору) на основании срочных трудовых договоров, в т.ч. и на основании такой разновидности срочного трудового договора, как трудовой контракт, решается руководителем на основании ТК, нормативных правовых актов, регулирующих контрактную форму найма.

При этом следует учитывать, что постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155 утверждена примерная форма трудового договора, а постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1180 утверждена Примерная форма контракта нанимателя с работником.

Порядок заключения, продления, прекращения контракта с отдельными категориями работников может регулироваться специальными законодательными актами, определяющими их правовой статус.
На основании подготовленного работником заявления о приеме на работу и полученного согласия руководителя организации, а также заключенного трудового договора (контракта) оформляется приказ о приеме на работу.

В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству № 4 для придания документу юридической силы, в т.ч. приказу по личному составу, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: 
  • наименование организации; 
  • дата; 
  • регистрационный индекс; 
  • подпись.
Работники отдела кадров могут оформлять приказы по личному составу на общих или специальных бланках, но в любом случае имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. 
Так, например, каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижнее – не менее 20 мм. 

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На практике большинство организаций использует угловой вариант расположения реквизитов, когда они располагаются в верхнем левом углу. При этом следует помнить, что максимальная длина строки реквизитов бланка в таком случае не должна превышать 73 мм. 

Текст приказа печатается через одинарный интервал на компьютере. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. 

Следует обратить внимание на то, что к номеру приказов со сроком хранения 75 лет присоединяется литера «к». К ним относятся приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов). В то же время к номеру приказа со сроком хранения 3 года присоединяется литера «л». К таким относятся следующие приказы: о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству № 4).

Следовательно, на основании сказанного представляется необходимым дать пример приказа о приеме на работу. 

d4232805c1.jpg
3599cf8c9e.jpg

После оформления приема на работу работнику делается запись в его трудовую книжку. В силу части второй ст. 50 ТК трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. 

В соответствии с частью девятой ст. 50 ТК порядок ведения трудовых книжек определяется Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Ниже приведен пример оформления трудовой книжки в части приема гражданина на работу.

cd1e2c0295.jpg

Вместе с тем необходимо учитывать, что согласно п. 37 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 (далее – Инструкция № 40), при прекращении трудового договора (контракта) по основаниям, предусмотренным частью второй ст. 35 ТК, за исключением случаев расторжения (прекращения) трудового договора (контракта) по инициативе нанимателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующий пункт части второй указанной статьи.

При расторжении трудового договора с предварительным испытанием в трудовую книжку вносится соответствующая запись и делается ссылка на п. 7 части второй ст. 35 ТК (п. 37 Инструкции № 40). Запись может выглядеть следующим образом: «Уволен в связи с расторжением трудового договора с предварительным испытанием, п. 7 ч. 2 ст. 35 Трудового кодекса Республики Беларусь».

Хотелось бы обратить внимание на то, что длительное время организации использовали разработанную еще в период СССР форму первичного учетного документа Т-2 «Личная карточка» и указания по ее применению и заполнению (постановление Госкомстата СССР от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций»), однако с 22 ноября 2007 г. нормативный правовой акт, которым она была утверждена, не применяется на территории Республики Беларусь согласно п. 1 постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике». Это означает, что в нормативном отношении порядок заполнения личной карточки работника в настоящий момент не определен. Поэтому следует полагать, что нанимателям необходимо самостоятельно разрабатывать и утверждать форму личной карточки работника, а также устанавливать порядок ее заполнения. 

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, – это личное дело работника.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
Правовую основу ведения личных дел работников составляет Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция о ведении личных дел).

Названная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела в него согласно п. 6 Инструкции о ведении личных дел включаются следующие документы: 
  1. внутренняя опись документов личного дела;
  2. дополнение к личному листку по учету кадров;
  3. личный листок по учету кадров;
  4. автобиография;
  5. копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
  6. заявление о приеме на работу;
  7. копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). 
В указанной последовательности данные документы должны подшиваться в личное дело работника.
В ходе ведения личного дела в него включаются также документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К ним относятся характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. При этом следует отметить, что трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (абз. 4 ч. 1 ст. 1 ТК). 

В соответствии с п. 7 Инструкции о ведении личных дел личные дела отдельных категорий работников дополняются: 
  • декларацией о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством). Согласно ст. 10 Закона Республики Беларусь от 4 января 2003 г. № 174-З «О декларировании физическими лицами доходов и имущества» ежегодное декларирование доходов и имущества государственных служащих, их супруга (супруги) и совершеннолетних близких родственников, совместно с ними проживающих и ведущих общее хозяйство, осуществляется в порядке, установленном настоящим Законом, с учетом особенностей, предусмотренных Законом Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»;
  • обязательством (в письменной форме) по соблюдению ограничений, установленных Законом Республики Беларусь «О борьбе с коррупцией», а также законодательством Республики Беларусь о государственной службе для государственных служащих (если соответствующая должность государственного должностного лица относится к государственной службе), например, заниматься предпринимательской деятельностью лично либо через доверенных лиц, оказывать содействие супругу (супруге), близким родственникам или свойственникам в осуществлении предпринимательской деятельности, используя служебное положение, быть представителем третьих лиц по вопросам, связанным с деятельностью государственного органа, иной организации, служащим (работником) которого (которой) оно является, либо подчиненного (подчиненной) и (или) подконтрольного (подконтрольной) ему (ей) государственного органа, иной организации, а также выполнять иную оплачиваемую работу, не связанную с исполнением служебных (трудовых) обязанностей, по месту основной службы (работы) (кроме преподавательской, научной, культурной, творческой деятельности и медицинской практики), если иное не установлено Конституцией Республики Беларусь.
При этом законодательными актами Республики Беларусь для государственных служащих, а также сотрудников Следственного комитета Республики Беларусь, военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям, органов финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь могут быть установлены иные ограничения;
  • справкой-объективкой; 
  • анкетой. Анкета – это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для нанимателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации (специалистом по кадрам) при приеме гражданина, являвшегося соискателем на работу, будет формироваться личное дело работника.
Какой-либо нормативно закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно, как показывает практика, разработать полностью объективную, объемную и информационно-содержательную анкету. В каждом конкретном случае, для каждой организации она своя, в зависимости от информации, которую наниматель хотел бы получить от работника или соискателя на должность наемного работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу при наличии соответствующей профессиональной подготовки, наличие судимости, биографические и другие индивидуальные данные должны быть в ней отражены в объеме, достаточном для получения необходимой информации о работнике или лице, претендующем на занятие какой-либо должности (главное – не переборщить с объемом анкеты). Как правило, гражданин заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу. В настоящее время большинство соискателей приходят на собеседование с подробными резюме и всевозможными к ним дополнениями, поэтому заполнение анкет не получило в данный момент повсеместного распространения. Зачастую информации, изложенной в резюме, для работодателя (нанимателя) вполне достаточно. Но не всегда. Прежде всего правильно заполненная анкета позволяет нанимателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, т.е. понять, какими качествами обладает гражданин для успешного выполнения поручаемой ему работы. Вместе с тем анкета может заполняться и наемными работниками, например, с целью решения вопроса о выдвижении их на вышестоящую должность. Хотелось бы в то же время отметить, что согласно п. 12 Инструкции о ведении личных дел для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета, требования к ее заполнению соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам); 
  • копией (выпиской) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); 
  • копией (выпиской) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); 
  • договором о материальной ответственности (для материально ответственных лиц). Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2000 г. № 764 утверждены: примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кроме того, постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 54 утверждены: Положение о коллективной (бригадной) материальной ответственности; Примерный перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность; Примерный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей, наступает при одновременном наличии следующих условий: ущерба, причиненного нанимателю; противоправности поведения (действия или бездействия) работника; прямой причинной связи между противоправным поведением работника и возникшим у нанимателя ущербом; вины работника в причинении ущерба (ч. 1 п. 2 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26 марта 2002 г. № 2 «О применении судами законодательства о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей»); 
  • направлением на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
Следует обратить внимание на то, что согласно подп. 638.3 п. 638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140, срок хранения личных дел работников организаций (независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственных архивов) определен в 75 лет. 

Вместе с тем в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, указанный срок может быть продлен по решению экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), например, если личное дело работника имеет научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, что вытекает из примечания 10 к Перечню, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140. 

В соответствии с примечанием 12 к указанному перечню исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В то же время представляется необходимым обратить внимание на то, что образцы ряда документов, включаемых в личное дело работника: 
  • справки-объективки на работника; 
  • примера оформления обложки личного дела; 
  • внутренней описи документов личного дела; 
  • примера оформления личного листка по учету кадров; 
  • дополнения к личному листку по учету кадров; 
Тем не менее рассмотренный материал – это лишь определенная часть той деятельности специалистов службы, занимающейся кадровой работой по ведению документации, касающейся оформления документов по личному составу. 

В свою очередь, на основании сказанного особенности оформления документов по личному составу можно определить по следующим направлениям:
  1. Организация делопроизводства кадровой службы (специалистов (специалиста) по кадрам, там, где такая служба не создана).
  2. Порядок оформления документов по личному составу.
  3. Оформление документов по приему на работу, переводу работников, перемещению, изменению работникам условий труда, увольнению с работы.
  4. Документальное оформление поощрений и дисциплинарных взысканий.
  5. Документальное оформление отпусков и командировок.
  6. Сбор и подготовка документов, необходимых для оформления пенсий работникам в соответствии с законодательством о пенсионном обеспечении граждан.
  7. Сбор и представление в суды и иные компетентные органы документов, связанных с трудовой деятельностью конкретного работника, если возникают спорные ситуации, требующие их разрешения в судебном или внесудебном порядке.
Таким образом, на основании изложенного можно сделать вывод о том, что ведение кадрового делопроизводства и кадровой работы – это комплекс мероприятий, направленный на качественное документационное оформление трудовой деятельности наемного работника, проведение эффективной индивидуальной работы с работником и лицом, претендующим на занятие вакантной должности, и представляющий перечень документационной работы по заключению, изменению и прекращению трудового договора (контракта) в порядке, установленном законодательством, а также на решение других вопросов, связанных с трудовой деятельностью наемного работника. 


Александр Владимирович Баранашник, юрист