Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
HR и кадровая служба

Составляем штатное расписание (обзор законодательства, практические советы)

10.09.2018

В соответствии со ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) штатное расписание наряду с другими локальными нормативными правовыми актами (ЛНПА) определяет трудовой распорядок для работников.

Наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. Это обусловлено прежде всего тем, что основой трудовых отношений является трудовой договор, при заключении которого необходимо соответствие штатному расписанию.

 

Справочно

В соответствии со ст. 1 ТК трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий информацию, необходимую для определения места работника в общей структуре трудового коллектива, о его профессии (должности), размере тарифной ставки (оклада) и другие необходимые сведения.

Как правило, перед разработкой штатного расписания утверждается организационная структура предприятия, которая определяет оптимальное количество структурных подразделений, распределение между ними функций, их подчиненность и взаимосвязь. Необходимость создания того или иного подразделения определяется нанимателем в зависимости от различных факторов: характера выполняемых подразделением функций, поставленных целей и задач, их сложности.

Организационная структура может иметь характер ЛНПА (в случае если утверждается в установленном в организации порядке) либо иметь статус документа, не относящегося к ЛНПА.

При подготовке штатного расписания осуществляются сопутствующие мероприятия:

- расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используются утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др.;

- установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей в соответствии с квалификационными (тарифно-квалификационными) характеристиками;

- распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;

- разработка и утверждение ЛНПА, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников (положений о структурных подразделениях организации, должностных (рабочих) инструкций и др.);

- определение тарифных ставок (окладов) работников.

К основным руководящим нормативным правовым актам, которые применяются при составлении штатного расписания, относятся:

- Трудовой кодекс Республики Беларусь;

- Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС);

- Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД);

- межотраслевые (отраслевые) нормы труда.

 

Форма и содержание штатного расписания

С учетом норм законодательства о труде каждый наниматель самостоятельно определяет форму штатного расписания, которая соответствует принципам организации труда, принятым в организации.

Что касается содержания штатного расписания, то оно также определяется нанимателем. Однако законодательство о труде требует включения в штатное расписание следующих реквизитов.

Как правило, штатное расписание утверждается в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определяется грифом «УТВЕРЖДАЮ». Дополнительного оформления данного документа в виде приказа о введении в действие штатного расписания в этом случае не требуется.

С учетом норм Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (п. 52 названной Инструкции), утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или грифом «УТВЕРЖДАЮ» уполномоченным на то должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Штатное расписание утверждается руководителем организации или лицом, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.


Например:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор РУП «Системы»

Подпись А.И.Нечаев

23.11.2016

Необходимыми реквизитами штатного расписания являются дата утверждения и дата введения его в действие.

Штатное расписание, как правило, составляется на календарный год.           В случае если наниматель принимает решение об увеличении тарифных ставок (окладов) работников, изменении организационной структуры, иных существенных изменениях, штатное расписание подлежит переутверждению.

Согласование штатного расписания может быть предусмотрено специальными нормами законодательства или ЛНПА. В случае необходимости согласования оформляется соответствующий гриф.


Например, гриф согласования с профсоюзной организацией:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

РУП «Системы»

27.12.2016 № 34

 

Данные о тарифной ставке первого разряда, тарифных разрядах и соответствующих им тарифных коэффициентах указываются в штатном расписании в случае если при оплате труда в организации применяется тарифная система (например, на основании Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (ЕТС), тарифной сетки (ТС), утвержденной в организации).

В соответствии со ст. 61 ТК оплата труда работников производится на основе часовых и (или) месячных тарифных ставок (окладов), определяемых в коллективном договоре, соглашении или нанимателем, а в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

 

Важно!

Поскольку в соответствии с законодательством при заключении трудового договора (контракта) работнику устанавливается тарифная ставка (оклад), то ее размер по каждой профессии (должности) целесообразно определить в штатном расписании. 

С учетом того что тарифные ставки (оклады) работников могут предусматривать различного рода повышения (мера стимулирования труда в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 №29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», иные повышения), в штатном расписании, как правило, указываются все составляющие тарифной части заработной платы работника.

 

Важно!

По решению нанимателя в штатном расписании могут указываться только тарифные ставки (оклады) без учета повышений. Такое содержание штатного расписания предполагает ведение дополнительной информации о других выплатах по системам заработной платы в т.н. штатной книге.

Форма штатной книги как ЛНПА также подлежит утверждению нанимателем. 

Согласно Общим положениям ЕТКС наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС.

 

Важно!

Не допускается включение в штатное расписание наименований профессий рабочих, содержащих какие-либо уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также применение двойных наименований профессий рабочих, за исключением, когда двойным является само наименование (например, «слесарь-сантехник», «укладчик-упаковщик» и др.). 

На практике в некоторых случаях нанимателю необходимо поручить работнику трудовую функцию по двум профессиям в рамках одного трудового договора (контракта).

В таких случаях целесообразно в штатном расписании соответствующую позицию под одним порядковым номером разбить на две составляющие с наименованиями профессий. При этом по каждой профессии устанавливаются расчетная доля тарифной ставки, а также тарифная ставка (месячный либо часовой ее размер).


Пример записи в штатном расписании: 

п/п

Наименование должности

Количество штатных единиц

Тарифный разряд, класс, категория

Месячная тарифная ставка (оклад), руб.

5

Водитель автомобиля

0,25

2

375

Каменщик

0,75

4

371

 

Важно!

К наименованиям профессий рабочих допускаются уточнения, касающиеся указания вида оборудования (механизма), который закреплен за работником. Это возможно в т.ч. в случаях, когда наименования профессий работников одинаковы. Следует учитывать, что такое уточнение не образует наименования профессии.

 

Пример записи в штатном расписании: 

п/п

Наименование должности

Количество штатных единиц

Тарифный разряд, класс, категория

Месячная тарифная ставка (оклад), руб.

5

Водитель автомобиля (Мазда-2)

1

4

375

 

Согласно ст. 61 ТК отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с ЕТКС, ЕКСД, иными квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке.

При этом порядок установления наименований должностей служащих регламентируется нормами Общих положений ЕКСД.

Так, Общими положениями ЕКСД определены понятия «базовое наименование должности» и «полное наименование должности».

Базовое наименование должности – основное наименование должности служащего, которое содержится в общегосударственном классификаторе «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.

Полное наименование должности – конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 11 ОКПД. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним. Код полного наименования должности определяется по коду ее базового наименования.

Если работнику поручаются обязанности по двум должностям с установлением двойного наименования должности, то условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в ОКПД. При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника (например, заместитель начальника управления – начальник отдела).

Установление наименований должностей служащих осуществляется в зависимости от характера выполняемых работ, составляющих содержание их труда (организационно-распорядительные, аналитико-конструктивные, исполнительские).

 

Справочно

В соответствии с Общими положениями ЕКСД:

- к категории «Руководители» (код категории – 1) относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности;

- к категории «Специалисты» (код категории – 2) относятся служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности, имеющие высшее (специалисты высшего уровня квалификации) или среднее специальное (специалисты среднего уровня квалификации) образование, подтвержденное установленными законодательством видами документов.

 

Важно!

Недопустимо введение в штатное расписание должностей главных специалистов в качестве специалистов и указанных должностей в состав структурных подразделений.

 

Справочно

В соответствии с Общими положениями ЕКСД наименование должности с применением производной «главный» может устанавливаться для должностей руководителей при условии, если они имеют в подчинении структурное подразделение (структурные подразделения), подчиненных работников по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности организации («главный механик», «главный энергетик», «главный экономист» и т.д.). Исключение составляют должности «главный инженер», «главный бухгалтер».

 

Количество штатных единиц необходимо для целей статистического учета персонала, а также для контроля численности работников.

Таким образом, штатное расписание устанавливает штатную численность работников, штатный состав и отражает организационную структуру.

 

Важно!

Встречаются случаи, когда в штатное расписание не включаются профессии рабочих, которым установлена сдельная оплата труда. Это признается нарушением законодательства о труде, поскольку с учетом норм ст. 1 ТК в штатное расписание включаются все профессии рабочих (должности служащих), с которыми заключаются трудовые договоры (контракты). 

При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и т.п.

По мнению автора, в штатном расписании целесообразно указать фамилии работников. Однако во всех случаях решение принимает наниматель.

 

Информация о дополнительных выплатах стимулирующего и компенсирующего характера (надтарифная часть заработной платы)

В штатном расписании, как правило, указывается только тарифная часть заработной платы, а выплаты, носящие переменный характер, предусматриваются в других ЛНПА.

В частности, надбавки за сложность и напряженность труда определяются ЛНПА, регламентирующим порядок и условия оплаты труда, а их размер устанавливается приказом нанимателя.

Не указываются в штатном расписании также премии, поскольку этот вид выплат является вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности, и выплачиваются премии с установленной периодичностью (месяц, квартал) в зависимости от выполнения определенных показателей на основании приказа нанимателя. 

 

Ведение штатного расписания

Штатное расписание составляется в организации специально уполномоченным лицом нанимателя. Как правило, это экономист по труду.

 

Справочно

Квалификационной характеристикой должности «экономист по труду» предусмотрено выполнение работ по составлению штатного расписания в соответствии с утвержденной структурой управления, действующими нормативами, внесение в него изменений. 

При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб.

В небольших организациях, при отсутствии в их организационной структуре экономической службы, вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо.

 

Важно!

В целях недопущения спорных вопросов нанимателю необходимо включить в перечень должностных обязанностей работника функции по ведению штатного расписания.

 

Внесение изменений и дополнений в штатное расписание

В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание нанимателя может изменяться: вводятся или исключаются новые должности, изменяются тарификация работников, условия и размеры оплаты их труда и др.

В этих случаях в штатное расписание необходимо вносить соответствующие изменения. Такие изменения можно оформить путем утверждения перечня изменений с соответствующим грифом.


Например: 

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор РУП «Системы»

Подпись А.И.Нечаев

23.11.2016

Изменения и дополнения в штатное расписание РУП «Системы»

 

         Внести в штатное расписание следующие изменения и дополнения:

         1.

         2.

 

В целях упорядочения делопроизводства применительно к ведению штатного расписания рекомендуется все изменения и дополнения вносить одновременно по мере накопления (например, в конце отчетного месяца).


Ирина Николаевна НОВИКОВА,

консультант отдела труда, заработной

платы и социальной политики

Министерства энергетики Республики Беларусь