Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?
Войти как пользователь:
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
ПРОБОВАТЬ БЕСПЛАТНО
HR и кадровая служба

Уничтожаем испорченный бланк трудовой книжки

26.06.2019
Уничтожаем испорченный бланк трудовой книжки
Этап 1. Принятие организационно-правовых мер по обеспечению уничтожения испорченных бланков трудовых книжек
Этап 2. Определение документов с определенной степенью защиты, подлежащих уничтожению, и оформление такого уничтожения
Этап 3. Действия, предпринимаемые после оформления порчи бланка трудовой книжки



Правовое регулирование:
  • Трудовой кодекс Республики Беларусь;
  • Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40);
  • Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).
Общие положения
Инструкцией № 40 напрямую предусмотрен только один случай, когда трудовые книжки подлежат уничтожению: по истечении 50 лет хранения невостребованной трудовой книжки в архиве нанимателя (п. 80 Инструкции № 40).
На практике указанный случай очень редкий, куда чаще наниматель имеет дело с уничтожением бланков трудовых книжек (и вкладышей к ним) в связи с их порчей.

Указанные бланки могут быть испорчены по следующим причинам:
  • в результате чрезвычайных обстоятельств (наводнений, аварии коммунальных сетей, пожаров и т.д.);
  • из-за неверных данных, представленных для заполнения бланка трудовой книжки;
  • по вине ответственных лиц (лица, заполнявшего титульный лист трудовой книжки).
Как правило, порча бланков трудовой книжки происходит по вине заполняющего ее работника нанимателя. Действительно, поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок при ее заполнении. 
Внимание! Порча бланка трудовой книжки (вкладыша к ней) происходит при совершении ошибок при заполнении только раздела «Сведения о работнике». 

Хотя это прямо не закреплено в Инструкции № 40, но такой вывод следует из анализа его норм. Так, данной Инструкцией не предусмотрены возможность и порядок исправления неправильных записей на титульном листе трудовой книжки. 
Инструкцией № 40 установлено исправление ошибочных записей, внесенных в другие разделы трудовой книжки (посвященные сведениям о работе, о награждениях и поощрениях и т.п.), что позволяет сделать вывод, что неверные (ошибочные) записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению, а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. 

Иными словами, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а начать заполнение нового бланка, а испорченный бланк учитывать согласно Инструкции № 196 (см. далее). 


Этап 1. Принятие организационно-правовых мер по обеспечению уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Шаг 1. Определение лица, ответственного за ведение (заполнение) трудовых книжек и заключение с ним договора о полной материальной ответственности.

Порча трудовой книжки при ее заполнении представляет собой материальный ущерб, который причиняется нанимателю. И хотя стоимость бланка трудовой книжки невелика, целесообразно изначально оформить отношения с ответственным работником грамотно, т.е. включить в его должностные обязанности ведение (заполнение) трудовой книжки, и заключить с ним договор о полной материальной ответственности (предварительно предусмотрев его должность в соответствующем Перечне).

Напомним, что согласно квалификационной характеристике инспектора по кадрам заполнение трудовой книжки входит в его должностные обязанности (см. Выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159).

Таким образом, на данном этапе могут быть предприняты следующие действия:
1. включить должность инспектора по кадрам (иную должность, должность, в обязанности по которой включена обязанность по ведению трудовых книжек) в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (см. также постановление Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности»);

2. предусмотреть в должностных обязанностях работника, на которого планируется возложить работы по ведению трудовой книжки, т.е. в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (контракте), соответствующие обязанности (по ведению (заполнению) трудовой книжки).
Заметим, что в настоящее время законодательство не требует издавать отдельный приказ о назначении ответственного за ведение трудовой книжки лица, хоть и упоминает о лице, ответственном за выдачу трудовой книжки, уполномоченным нанимателем;

3. заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности. 

Шаг 2. Разработка и утверждение формы акта об уничтожении бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты).

Действующим законодательством предусмотрена необходимость оформления при порче (бланка) трудовой книжки 2 различных актов: 
  • на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по унифицированной форме;
  • об уничтожении бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты).
В последнем случае согласно п. 18 Инструкции № 196 форма акта утверждается руководителем организации. 
С учетом Инструкции № 196, правил делопроизводства наниматели могут разработать такую форму на основе формы акта, которая ранее была предусмотрена предыдущей Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников (см. приложение 1 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30).
 
Шаг 3. Создание комиссии по (списанию и) уничтожению документов с определенной степенью защиты.

Необходимость создания такой комиссии прямо следует из п. 15 Инструкции № 196. Уничтожение испорченных документов с определенной степенью защиты производится по истечении срока хранения комиссией, которая назначается приказом руководителя организации. В состав комиссии должны входить должностные лица организации, которые обязаны проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Законодательством не определено, на какой период может создаваться комиссия: на неопределенный (т.е. постоянно действующая комиссия), на определенный период времени (скажем, на год) или для уничтожения определенного перечня испорченных документов с определенной степенью защиты. Иными словами, это решается нанимателем в зависимости от конкретных обстоятельств.


Этап 2. Определение документов с определенной степенью защиты, подлежащих уничтожению, и оформление такого уничтожения 

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты, и учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты. 

В свою очередь использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (ч. 2 подп. 3.1 п. 3 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты»). В настоящее время учет бланков строгой отчетности изложен в Инструкции № 196.

Шаг 4. Фиксация факта порчи бланка трудовой книжки (вкладыша к нему) при попытке заполнения раздела «Сведения о работнике».

Данный шаг актуален, в частности, при процедуре возмещения материального ущерба и определения виновного лица. Он может быт оформлен либо в форме акта, либо в форме докладной записки как непосредственного руководителя виновного работника (например, начальника кадровой службы) или самого работника, допустившего порчу бланка трудовой книжки.

Шаг 5. Составление реестра бланков строгой отчетности.

На испорченные при заполнении бланки трудовой книжки (как на бланк документа с определенной степенью защиты) составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Все экземпляры испорченных бланков должны храниться в организации вместе с составленным реестром. Установлен срок их хранения – в течение месяца после проведения налоговой проверки (п. 15 Инструкции № 196).
Заметим, что каких-либо требований в отношении испорченных бланков (например, их перечеркивание, учинение на них каких-либо записей) законодательство не содержит.

Образец заполнения реестра бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению
c6841f8c3b.jpg

Шаг 6. Хранение испорченных бланков трудовой книжки.

Формально, как следует из п. 15 Инструкции № 196, испорченные бланки строгой отчетности сохраняются организацией вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Шаг 7. Составление акта на списание испорченных бланков трудовой книжки.

До того как приступить непосредственно к уничтожению испорченных бланков, необходимо списать их и оформить данное списание.
Согласно п. 16 Инструкции № 196 в присутствии комиссии (см. шаг 3) проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 196 (см. образец ниже) с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

Образец заполнения акта на списание бланков трудовой книжки
c8a1e5a871.jpg
72865195c7.jpg
0f9c9e4e26.jpg

В трехдневный срок данный акт представляется на утверждение руководителю организации, который должен утвердить его в течение 5 дней после получения. 

Шаг 8.  Фактическое уничтожение испорченных бланков трудовой книжки.

После утверждения руководителем организации акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (см. также шаг 7), комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, разработанной и утвержденной самой организацией (п. 18 Инструкции № 196).

Конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей способом уничтожения документов. Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

На практике некоторые наниматели к акту об уничтожении прилагают подлинные номера испорченных бланков трудовой книжки. Для этого они вырезают номера из бланков перед их уничтожением и вклеивают их в акт. Считается, что это служит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Образец оформления акта о списании испорченного бланка трудовой книжки

713d88996f.jpg
76bb195463.jpg

Заметим, что срок для утверждения составленного акта составляет 3 дня (п. 18 Инструкции № 196).


Этап 3. Действия, предпринимаемые после оформления порчи бланка трудовой книжки

На данном этапе предпринимаются действия по продолжению оформления трудовой книжки (запрос нового бланка трудовой книжки взамен испорченного, а далее обычные действия, связанные с заполнением трудовой книжки и ее регистрацией в соответствующем журнале), а также действия по взысканию материального ущерба с лица, виновного в порче бланка.

Этап 3.1. Оформление трудовой книжки

Шаг 9. Обращение за получением нового бланка взамен испорченного.

Так как в результате порчи бланка трудовой книжки первоначальная задача по оформлению работнику трудовой книжки не была решена, то требуется повторный запрос нового бланка трудовой книжки. 

Образец оформления заявки на выдачу под отчет бланков трудовых книжек
264fda7d74.jpg


Этап 3.2. Возмещение материального ущерба

Шаг 10. Возмещение материального ущерба с виновного работника.

В данном случае, учитывая малозначительный размер материального ущерба (т.е. явно меньший размер среднего заработка) и, как правило, ясность в действиях виновного работника, на практике ущерб возмещается посредством его удержания из заработной платы работника, виновного в порче бланка трудовой книжки. 

Напомним, что для удержания причиненного работником материального ущерба из его заработной платы необходимо наличие следующих условий, установленных частями первой-четвертой ст. 408 ТК:
  • взыскиваемый ущерб не должен превышать трех среднемесячных заработных плат этого работника (с учетом п. 3.6 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»);
  • распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее десяти дней со дня сообщения об этом работнику;
  • до издания распоряжения об удержании из заработной платы затребовано от работника письменное объяснение;
  • работник согласен с вычетом или его размером.

Владимир Эдуардович Самосейко, юрист