Как правильно организовать митинг-совещание внутри компании?

Бывает такое, что сотрудники терпеть не могут регулярные встречи и посещают их с неохотой. Так происходит, если у совещаний изначально неправильная концепция и организация. Если вы впервые решите устроить такую встречу, то можете столкнуться с тем, что работники не будут понимать, зачем это нужно. Это связано с их негативным опытом в прошлом или сопротивлением к новому. Но если встречи хорошо организовать, они будут вдохновлять сотрудников, поднимать им настроение и заставлять их активно участвовать в рабочем процессе. В этой статье рассказываю, в чем суть митинг-совещаний и как превратить их в эффективный инструмент управления подчиненными.

В чем важность общих собраний?

Когда компания растет и формируются разные отделы, сотрудники могут быть изолированы от сведений о происходящем. В итоге команда разделяется на категории, где первая владеет всеми данными о проблемах и успехах, а вторая общается только со своим прямым руководителем и остается за пределами основных дел. Понятно, что боевой дух сотрудников падает, так как они не знают о текущем положении дел и не чувствуют себя частью команды.

Рассмотрим такой аспект как цели группы. Даже ключевая цель, проходя через интерпретацию руководителей разного уровня, зачастую становится непонятной и непривлекательной. Если все участники команды не объединены общей целью, они часто разрушают общую концепцию. Работники в таких условиях часто не понимают, почему они занимаются своей работой. Иногда из-за непонимания сотрудниками своих обязанностей внутри компании происходят конфликты и недопонимания.

Чтобы каждый был в курсе главных направлений деятельности и текущих задач компании, необходимо организовывать общие встречи сотрудников. Это встреча, на которой присутствует весь штат — от директора до рядового сотрудника. Если компания большая и нет способа собрать всех работников вместе, такие встречи следует проводить по отделам.

Частые ошибки при организации и проведении митинг-совещаний

1. Не объяснить цель, время и правила проведения совещания сотрудникам. В таком случае, сотрудники, даже неосознанно следуют своим обычным привычкам и опыту и могут превратить встречу в что-то, чем она быть не должна.
2. Определить неподходящее время для совещания, например, в разгар рабочего дня.
3. Менять время совещания. Это сильно расстраивает наиболее организованных сотрудников, которые привыкли заранее планировать свою работу. Если глава организации отсутствует, заседание ведет заместитель по административным вопросам, если его нет — заместитель по техническим вопросам и так далее. Совещание должно быть проведено даже если в компании осталось только три человека.
4. Смешивать недельное совещание с другими видами общения с сотрудниками, например, с обучающими семинарами. Эти активности должны быть разделены.
5. Проводить совещание, когда сотрудники находятся на своих рабочих местах. Это очень простая истина, о которой часто забывают руководители. Дело в том, что для эффективного проведения собрания нужно максимально ограничить отвлекающие факторы. Вам будет сложно соперничать за внимание сотрудников с соцсетями. Если вам необходимо провести совещание на рабочем месте, убедитесь, что все компьютеры выключены, а секретарь принимает все звонки и записывает, кто звонил, чтобы сообщить об этом сотрудникам уже после совещания. Но лучше делать это в специальном месте, где шанс отвлечься для сотрудников будет минимальным.
6. Модератор совещания дает слово любому участнику, не следуя регламенту. Это искажает приоритеты, увеличивает продолжительность совещания, превращая его в дискуссионный клуб или митинг. Вместо того чтобы уйти вдохновленными, участники расходятся уставшими.
7. Руководители, выступающие на совещании, используют слова, которые непонятны большинству сотрудников, из-за чего интерес к разговору теряется. Сотрудники начинают скучать, и вам придется приложить дополнительные усилия, чтобы собрать их в следующий раз.

Личный опыт

Когда я впервые приступил к организации таких митинг-совещаний, я допустил все возможные промахи. Я переносил встречи и затем пытался сгруппировать сотрудников. Во время встреч позволял разгораться дебатам, и встречи становились сессиями «вопрос-ответ», что приводило к снижению морального духа участников команды, а сама встреча затягивалась не на полчаса, а на целый час.

Мои подчиненные на первых встречах засыпали персонал непонятной терминологией. Некоторые даже умудрялись создать атмосферу отчаяния, говоря о проблемах в ключе того, что решить их сложно или невозможно. Руководители, метрики которых ухудшались, а планы оставались невыполненными, вместо отчета о достижении целей, приводили ряд оправданий, объясняя, почему все так плохо.

Сейчас у нас четко определен регламент проведения митинг-совещаний. Все функционирует таким образом, чтобы каждый сотрудник был причастен к общему процессу и понимал текущие цели компании.

Регламент проведения собраний в Business Booster

Собрания проходят еженедельно в четверг и длятся до 90 минут. В день проведения в 9:45 по часовому поясу Мадагаскара в общий чат компании приходит сообщение с приглашением и ссылкой на комнату в Zoom. Каждый участник встречи должен присоединиться к ней не менее чем за 5 минут до официального начала. Правила для всех общие: камера должна быть включена, микрофон отключен до момента выступления.

Из чего состоит митинг-совещание

1.  Неформальная часть

Каждое совещание начинается с общения сотрудников между собой. В этой части модератор знакомит всех с новыми участниками команды, объявляет о начале отчетной недели, демонстрирует календарь и передает слово исполнительному директору. А также контролирует включенные камеры участников.

2. Приветственное слово от исполнительного директора

По окончанию неформальной части совещания исполнительный директор приветствует участников и рассказывает самые важные новости касательно деятельности компании.

3. Презентация от консультантов по управлению или участников акселератора Business Booster

Консультанты подготавливают презентацию и рассказывают сотрудникам о достижениях, результатах и успехах резидентов акселератора. Если же выступает резидент, он делится результатами внедрения инструментов и отвечает на вопросы остальных участников совещания.

4. Отчеты и планы руководителей департаментов

В этой части митинг-совещания каждый из руководителей по очереди демонстрирует и комментирует статистики за предыдущую неделю, отмечая такие факторы:

• выполнен ли количественный план;
• какие действия по выполнению количественного плана были особо успешными;
• какие проблемы возникли.

Кроме отчетов, необходимо рассказать сотрудникам о том, что планируется:

• каким образом департамент планирует достичь выполнения количественного плана;
• какие действия будут предприняты для устранения возникших проблем;
• какие шаги будут сделаны для достижения ключевых проектов по развитию.

Длительность выступления каждого руководителя — примерно 5 минут.

5. Подведение итогов и завершение встречи

В конце собрания исполнительный директор объявляет об основных приоритетах в деятельности и главных задачах, напоминает о целях и замысле команды, а также передает слово для благодарностей желающим сотрудникам.

Вывод

Без хорошей координации, креативность самых талантливых руководителей будет нескоординированной, что может привести к потерям и даже расколоть компанию на враждующие группы.

А грамотно организованная работа советов управления, координационных советов и проведение совещаний с персоналом позволяют сформировать сильную команду, каждый член которой хорошо осведомлен о своей роли в компании. Это создает высокий уровень взаимопонимания и сотрудничества. Когда руководитель умело использует эти инструменты, компания быстро растет и достигает своих целей.

Источник: marketer.ua